Ne gubite dragocjeno vrijeme... ... budite uvijek ispred drugih... ... pronađite rješenje stvoreno samo za Vas... ... i ostvarite još jedan korak prema uspjehu. Mi smo tu da Vam u tome pomognemo.

Zašto preporučamo Alfresco?

Koje su prednosti korištenja Alfresco platforme u odnosu na konkurentska rješenja? U ovom članku iznosimo naše viđenje prednosti koje nudi Alfresco:

JEE arhitektura

Alfresco je temeljen na  JEE  arhitekturi što omogućuje instalaciju na širokom rasponu platformi i operacijskih sustava. Zahvaljujući oslanjanju na ovu arhitekturu Alfresco nije "osjetljiv" na česte promjene operacijskog sustava. Isto tako, nije osjetljiv na sigurnosne napade koji se oslanjaju na propuste u samim operacijskim sustavima. S gledišta daljnjeg razvoja, JEE arhitektura je široko rasprostranjena u svijetu. Sam Alfresco je izgrađen na način da bude proširiv dodatnim svojstvima i modulima.

Podrška za Active Directory

Većina klijenata u našem okruženju koristi Microsoft Windows i Microsoft Office kao osnovni skup alata na radnom mjestu. Stoga je mogućnost integracije sa sustavom AD ili  NTLM za provjeru pristupa repozitoriju vrlo prikladna za krajnje korisnike sustava, jer se njihova korisnička imena i lozinke definiraju na centralnom mjestu.

Upotreba dijeljenih diskova za pristup repozitoriju

Većina sustava za upravljanje dokumentima, uključujući i sam Alfresco, nudi više ili manje sofisticirano web sučelje koje je prikladno za specifične akcije ili rad s manjim volumenom dokumenata. U svakodnevnom radu nam je puno prikladnija upotreba Windows Explorera ili sličnih alata za brzo snalaženje i rad s dokumentima. Pristup repozitoriju putem CIFS  protokola je ograničen sukladno pravima korisnika (tj. korisnik vidi samo one mape i dokumente kojima i inače ima pristup preko web sučelja), a naročito je prikladno svojstvo automatskog pokretanja procesa nad dokumentom nakon spremanja u određeni direktorij. Ova tehnologija omogućava korisnicima koji upotrebljavaju Windows operacijski sustav pristup repozitoriju bez instalacije dodatne programske podrške ili konfiguracije.

Integracija s Microsoft Outlookom

Sve veća količina korespodencije se odvija putem elektroničke pošte, čime i ovaj medij za razmjenu informacija postaje vrlo značajan/ključan s gledišta upravljanja dokumentima. Pomoću  IMAP  protokola razni se email klijenti (kao što je  Microsoft Outlook) mogu spojiti na Alfresco repozitorij, čime se uvelike ulakšava integracija sustava elektroničke pošte u sustav za upravljanje dokumentima. Definiranje različitih pravila može automatizirati razvrstavanje i arhiviranje elektronske pošte u Alfresco repozitorij.

Alfresco Share - kolaboracija temeljena na upravljanju dokumenata

Razmjerno nova komponenta Alfrescove ponude je je Alfresco Share - sustav za kolaboraciju. Ono što izdiže ovaj sustav od većine ostalih je uska integracija s Alfrescovim repozitorijem, odnosno sustavom za upravljanje dokumentima. Dok u većini sustava za kolaboraciju dokumenti predstavljaju kopije dokumenata koje se stvaraju i održavaju "negdje drugdje", Alfresco Share predstavlja drugi pogled na istu informaciju, odnosno dokumentaciju. Na prvi pogled, ovaj sustav je sličan drugima - omogućava kreiranje mnogobrojnih siteova, dijeljenje dokumenata, forume, wiki, kontakte, kalendar itd. No važno je da se svaka informacija spremljena kroz ovaj alat automatski sprema u središnji Alfresco repozitorij, koji je onda dostupan na različite načine vanjskim sustavima.

Integracija s OCR alatima

Danas većina dokumenata koji se zaprimaju od vanjskog svijeta (partnera, korisnika itd.) nastaje na računalu, ali se onda tiskanjem pretvara u pisani dokument koji se različitim načinima (poštom, faksom itd.) dostavlja drugim organizacijama ili njihovim odjelima. Zbog sve veće količine informacija vrlo je važno svojstvo sustava za upravljanje dokumentima mogućnost pretraživanja i brzog nalaženja relevatnih informacija. Budući da se kod sustava za upravljanje dokumentima ulazni zapisi (faksevi, pisma, računi, dostavnice, ugovori itd.) tipično skeniraju i pretvaraju u digitalni zapis, vrlo je važno takve dokumente dodatno obraditi kroz proces prepoznavanja teksta (Optical Character Recognition - OCR), čime postupak pretraživanja postaje relevantan.

Konfigurabilnost sustava

Zahvaljujući otvorenoj arhitekturi i temeljenju na principima otvorenog koda, Alfresko je izrazito konfigurabilna platforma. Oni koji pogledaju "ispod haube" mogu pronaći preko pet stotina konfiguracijskih datoteka koje omogućuju proširenja platforme s novim mogućnostima.

Postupna implementacija sustava

Tradicionalno je uvođenje sustava za upravljanje dokumentima bilo poput uvođenja sustava za upravljanje poslovanjem - veliki izdaci za poslužitelje i licence, dugotrajna edukacija zaposlenih, prilagodba postojećih procesa, (pre)dugo vrijeme implementacije itd. Alfresco omogućuje postupno uvođenje sustava čime se smanjuju troškovi, a rezultati su odmah vidljivi.

Tipični proces započinje evaluacijom rješenja (npr. Alfresco Community) koje se jednostavno može isprobati i unutar virtualnog stroja. Već se i na ovoj platformi može isprobati i evaluirati većina mogućnosti (uz napomenu da postoje značajne razlike u stabilnosti i pouzdanosti u odnosu na komercijalno rješenje tj. Alfresco Enterprise). Iduća faza je planiranje funkcionalnosti sustava i radnih procesa, koje se može odvijati po fazama. Edukacija korisnika je značajno pojednostavljena jer se za rad s Alfrescom koriste dobro poznati alati (web preglednik, email klijent, Windows Explorer i Microsoft Office). Nakon što se sustav pokaže korisnim u svakodnevnom okruženju, može se proširiti opseg pokriven ovom platformom te prijeći na komercijalnu inačicu platforme, kako bi se osigurao stabilan i pouzdan rad.


Više o temi

Upravljanje dokumentima

Alfresco sustav za upravljanje dokumentima služi za prikupljanje, razmjenu te arhiviranje dokumenata.

Upravljanje zapisima

Alfresco nudi sve što je potrebno organizacijama da prikupljaju, klasificiraju, kontroliraju i uništavaju razne službene dokumente.

Upravljanje web sadržajem

Koristeći sinergiju s osnovnim modulom za upravljanje dokumentima, Alfresco posjeduje naprednu komponentu za upravljanje web sadržajem.

Kolaboracija

Alfresco Share je kolaboracijski portal koji nudi kolaboracijske funkcionalnosti korisnicima i timovima unutar poduzeća.

Zašto preporučamo Alfresco?

Koje su prednosti korištenja Alfresco platforme u odnosu na konkurentska rješenja?