E-Arhiva i elektroničko arhiviranje

06.07.2021.

e-Arhiva omogućuje našim korisnicima elektroničko arhiviranje dokumenata na zakonski predviđeni period ili dulje, ako postoji potreba.

Korištenjem ovakve usluge, Vaši dokumenti (najčešće se  radi o e-računima) arhivirani su digitalno i uvijek im možete pristupiti putem računala, mobitela, tableta.

Vremenska oznaka

Dokumenti se prilikom ulaska u elektroničku arhivu vremenski označavaju žigom treće strane, certificirajuće kuće koja jamči zakonski propisane uvjete ispravne pohrane elektronskih dokumenata.

Vremenska oznaka koristi se u svrhu dokazivanja točnog određivanja datuma stvaranja ili potpisivanja nekog elektroničkog dokumenta (npr.e-računa). Jamči nepromjenjivost dokumenta od trenutka pohrane.

Označavanje vremenskom oznakom / žigom također osigurava zaštitu od krivotvorenja.

Proces arhiviranja

earhiva, elektroničko arhiviranje, digitalna arhiva

Kao dodatnu uslugu našoj e-arhivi nudimo i potpunu prilagodbu PDF prikaza. Na taj način korisnici mogu maksimalno uskladiti prikaz dokumenata prema potrebama poslovanja.

PDF dokumente moguće je slati i na email primatelja.

Elektronički potpis

PDF prikaz elektroničkog dokumenta može se dodatno potpisati elektroničkim certifikatom, koji glasi na tvrtku izdavatelja elektroničkog računa i vrši se internoj okolini potpisnika.

Elektronički potpis tj. e-potpis osigurava autentičnost i integritet elektroničkog dokumenta, te osigurava cjelovitost i izvornost podataka:

  • Autentičnost za primatelja poruke ovo je garancija da je zaista određena tvrtka poslala dokument, a ne netko drugi
  • Integritet odnosi se na sigurnost da podaci prilikom prijenosa ili obrade nisu izmijenjeni

Zbog sigurnosti, pristup arhiviranim računima u čitljivom obliku omogućen je isključivo ovlaštenim korisnicima putem WEB sučelja.

Koje su prednosti korištenja elektroničkog arhiviranja tj. e-Arhive?

  • Dostupnost dokumenata 0-24
  • Dokument se sprema u originalnom formatu
  • Dokumenti se elektronički potpisuju i vremenski označavaju
  • PDF dokumenti mogu se slati na email primatelja (PKI metoda)
  • Troškovi arhiviranja su smanjeni
  • Moguće preuzimanje dokumenata u potrebnom formatu (npr. XML)
  • Brza pretraga i mogućnost filtriranja
  • Sigurnost i pouzdanost sustava
  • Jednostavnost korištenja i automatizacija
  • Kreiranje i preuzimanje izvještaja arhiviranih dokumenata (csv, pdf, xsl)
  • Mogućnost odabira PDF prikaza (iz vlastitog sustava ili kreiranje posebnog PDF prikaza za Vašu tvrtku prema Vašim potrebama)

Za više informacija o e-Računima i ostalim e-Dokumentima kliknite na : E-Dokumenti & EDInet

Za ponudu i ili ugovaranje prezentacije možete nas kontaktirati putem kontakt forme, na mail edi@optimit.hr ili na broj +385 (0)1 78 97 301