Ne gubite dragocjeno vrijeme... ... budite uvijek ispred drugih... ... pronađite rješenje stvoreno samo za Vas... ... i ostvarite još jedan korak prema uspjehu. Mi smo tu da Vam u tome pomognemo.

Načini slanja elektroničkih računa

Kako samo već ranije naveli, svaki račun, neovisno o načinu izdavanja i slanja (elektronički ili papirnati) mora osigurati i to od trenutka izdavanja do kraja razdoblja pohrane računa slijedeće:

  • Vjerodostojnost podrijetla,

  • Cjelovitost sadržaja te

  • Čitljivost računa

 

Načine udovoljavanja navedenim uvjetima definira Zakon o porezu na dodanu vrijednost koji je naveo slijedeće metode :

  • Elektronička razmjena podataka (EDI);

  • Korištenje naprednog elektroničkog potpisa odnosno

  • Korištenje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga.

 

U skladu s navedenim definiramo dvije osnovne metode slanja računa koje, posljedično, određuju set primjenjivih propisa:

  1. Slanje e-Računa putem EDI sustava: napredan elektronički potpis nije potreban;

  2. Slanje e-Računa putem elektroničke pošte (e-maila): potreban je napredan elektronički potpis.

 

 

 

1) Slanje e-Računa putem EDI sustava

 

 

Slanje računa korištenjem EDI sustava podrazumijeva slanje računa u obliku datoteke iz sustava Izdavatelja u sustav Primatelja računa uz posredovanje informacijskog posrednika. Informacijski posrednik  je fizička ili pravna osoba koja u ime drugih obavlja prijem, otpremu i prijenos podataka u elektroničkom obliku.

 

Izdavatelj i Primatelj mogu međusobno razmjenjivati račune u elektroničkom obliku izravno odnosno putem jednog ili više različitih informacijskih posrednika. Važno je naglasiti da broj informacijskih posrednika ne utječe na prihvatljivost postupka ukoliko su Izdavatelj i Primatelj računa u elektroničkom obliku ugovorom jasno definirali svoj odnos.

 

Ukoliko se računi razmjenjuju putem informacijskih posrednika, Izdavatelj i Primatelj trebaju s istima sklopiti odgovarajuće ugovore. U ugovoru s informacijskim posrednikom potrebno je utvrditi pojedinosti vezane uz konverziju formata, čuvanje, vlasništvo te dostupnost podataka i revizijskih tragova (logova).

 

Računi u elektroničkom obliku mogu se slati i primati u jednom formatu (npr. XML), a  potom konvertirati u neki drugi format (npr. TXT). U tom procesu važno je zadržati sve podatke te dokumentirati sve eventualne transformacije. Takva je praksa važna budući da se za svaki podatak iz datoteke Izdavatelja računa mora na jednostavan i nedvosmislen način moći utvrditi postojanje istog podatka u datoteci Primatelja računa.

 

Stoga, Primatelj i Izdavatelj računa uz korištenje EDI sustava može biti bilo koja tvrtka s mogućnošću povezivanja i primanja računa u svoj poslovni sustav. Ukoliko tvrtka nije u mogućnosti primiti datoteke poput XML-a, zasigurno je u mogućnosti primiti račun u PDF formatu.

 

 

 

2) Slanje e-Računa putem elektroničke pošte (e-maila)

 

Ukoliko nije moguće koristiti elektroničku razmjenu datoteka (EDI), elektronički račun se Primatelju može dostaviti putem elektroničke pošte u obliku PDF datoteke.

U tom je slučaju potrebno u račun ugraditi napredan elektronički potpis odnosno potpis osobe koja ima pravo izdavati račune tvrtke te definirati način na koji će se udovoljiti ostalim zakonski propisanim zahtjevima.

 

Budući da se OptimIT d.o.o., između ostalog, bavi posredovanjem u razmjeni elektroničkih podataka, ovdje ćemo uglavnom problematizirati slanje e-Računa korištenjem elektroničke razmjene podataka (EDI) odnosno EDI informacijskog posrednika.

 

Cilj nam je demonstrirati kako korištenjem naše usluge svoje račune možete slati jednostavno, sigurno, brzo te ekonomski povoljno.


Više o temi

Načini slanja elektroničkih računa

U skladu sa novim pravilnikom, elektronički računi mogu se slati na dva osnovna načina.

Zakonska regulativa

Nekoliko je zakona i propisa koji reguliraju izdavanje, promet te čuvanje elektroničkih računa. U Republici Hrvatskoj to je čak 8 različitih zakona. U svakom od njih definiran je dio propisa koji se...

Prednosti primjene elektoničkih računa

Prednosti korištenja elektroničkih računa očituju se i na strani primatelja i na strani izdavatelja, ali i društva općenito.