SAFU

RJEŠENJE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA, DMS RJEŠENJE, ALFRESCO

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU (SAFU) koristi naše rješenje za upravljanje dokumentima Doc.Doc. Time su osigurali moderno digitalno poslovanje te pojednostavili i ubrzali pojedine procese unutar organizacije. Sustav je uspješno integriran s vanjskim poslovnim sustavom Pismohrana (Arhiva). Pružamo kontinuiranu podršku korisniku.

Ideja, tko, što

Korisnik SAFU želio je poboljšati efikasnost i organizaciju poslovnih procesa te pojednostaviti uredsko poslovanje.

Potencijal rješenja prepoznali su u našoj aplikaciji Doc.Doc koja na moderan način osigurava digitalno poslovanje “bez papira”.

Cilj je bio osigurati kontinuirani nadzor svih dokumenata i predmeta (od ulaza preko obrade do izlaza i arhiviranja).

Izazov, cilj

Prva faza projekta sastojala se od popisivanja postojećih procesa, načina funkcioniranja, njihova trajanja i postupaka unutar organizacije.

Razvijenu Doc.Doc aplikaciju trebalo je prilagoditi potrebama i mogućnostima SAFU-a. Stoga je naš razvojni tim uskladio postojeće module s posebnim zahtjevima korisnika.

Postojala je potreba za kontinuiranim praćenjem tijeka obrade svih predmeta, njihovim ulazom i izlazom, čuvanjem i arhiviranjem te naknadnom dostupnošću. Iznimno je važno bilo definirati pristup dokumentima u skladu s unaprijed zadanim kriterijima budući da različite osobe unutar organizacije imaju različita prava pristupa dokumentaciji.

Uvedeni su novi moduli poput zahtjeva za stručnim i osobnim usavršavanjem, zahtjeva za informatičkom opremom, zahtjeva za dopustom/slobodnim danima te zahtjeva za godišnjim odmorom specifičnim za korisnika.

Udovoljavanje svim potrebama korisnika iziskivalo je dosta prilagodbe i razvoja rješenja.

U konačnoj fazi Doc.Doc aplikacija je integrirana s vanjskim, drugim sustavom za pohranu, odnosno arhiviranje.

Strategija, tehnologija, rješenje

Aplikacija za upravljanje dokumentima je internetski orijentirano integrirano rješenje koje korisnicima omogućuje brz i jednostavan rad s dokumentima s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme.

Obuhvaća sve potrebne korake postupanja s dopisima sukladno propisima Uredbe o uredskom poslovanju. Dokumenti se po zaprimanju skeniraju, urudžbiraju, pridružuju predmetu te dodjeljuju zaposleniku na daljnje postupanje čime smo omogućili praćenje i kontrolu svih postupaka i komunikacija. Po završetku potrebnih aktivnosti dokumenti se arhiviraju te, kroz aplikaciju, ostaju dostupni ovlaštenim djelatnicima.

Više možete pronaći na:  Doc.Doc

Ove internetske stranice koriste kolačiće (engl. cookies) za pružanje boljeg korisničkog iskustva i funkcionalnosti. Postavke kolačića možete podesiti u svojem internetskom pregledniku. Više o kolačićima i načinu kako ih koristimo te načinu kako ih onemogućiti pročitajte ovdje. Klikom na gumb "U redu" pristajete na korištenje kolačića. U redu